Kenapa aplikasi gaji penting? Pertanyaan ini mungkin akan keluar di benak HRD ketika perusahaan ingin menuju digital.

Mengelola penggajian karyawan memang akan selalu menjadi tugas paling krusial dalam sebuah perusahaan.

Setiap kesalahan yang terjadi pada proses ini, dijamin akan memberikan dampak buruk dalam lingkungan kerja perusahaan.

Oleh karena itu, perusahaan harus mulai mencari solusi dalam penyelesaian masalah dalam penggajian. Dan aplikasi gaji adalah solusi dari permasalahan tersebut.

Ingin tau kenapa aplikasi gaji ini bisa menjadi solusi pada proses penggajian di perusahaan? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!

Kenapa Aplikasi Gaji Penting untuk Perusahaan?

Kehadiran aplikasi gaji dengan berbagai fitur otomatisnya membuat perubahan yang signifikan dalam pekerjaan HRD.

Namun sayangnya, banyak perusahaan yang masih belum yakin dengan teknologi ini karena belum mengetahui perubahan seperti yang diberikan oleh aplikasi ini.

Inilah beberapa faktor utama yang menyebabkan aplikasi menjadi penting untuk diterapkan pada sebuah perusahaan!

1. Efisiensi dalam Proses Penggajian

Salah satu keunggulan utama aplikasi gaji adalah kemampuannya untuk mengotomatiskan proses penggajian yang kompleks.

Penghitungan gaji berdasarkan jam kerja, absensi, pajak, dan tunjangan dilakukan secara otomatis hanya dengan satu aplikasi saja.

Hal ini sangat membantu perusahaan untuk menghemat waktu, terutama jika jumlah karyawan yang dikelola cukup besar.

Tanpa aplikasi gaji, tim HRD harus melakukan penghitungan secara manual yang seringkali memakan waktu berjam-jam hingga berhari-hari.

Inilah kenapa aplikasi gaji menjadi penting dalam sebuah perusahaan. Dengan aplikasi gaji, proses penggajian diselesaikan dalam hitungan menit.

2. Mengurangi Risiko Kesalahan

Kesalahan dalam perhitungan gaji bisa menyebabkan berbagai masalah, mulai dari ketidakpuasan karyawan hingga potensi konflik hukum.

Menurut sebuah survei dari Deloitte pada tahun 2022, 60%, perusahaan yang masih menggunakan metode manual melaporkan adanya kesalahan perhitungan minimal sekali dalam setahun.

Dari laporan ini dapat kita lihat bahwa kehadiran aplikasi cukup penting dalam menyelesaikan permasalahan perusahaan saat ini.

Selain itu, aplikasi gaji biasanya dilengkapi dengan fitur validasi data untuk memastikan bahwa informasi yang dimasukkan sudah benar.

Fitur seperti audit trail juga memungkinkan perusahaan melacak seluruh aktivitas yang terkait dengan proses penggajian, sehingga memberikan transparansi yang lebih baik.

3. Kepatuhan terhadap Regulasi

Setiap negara memiliki aturan dan regulasi tertentu yang harus dipatuhi dalam penggajian, seperti pajak penghasilan, BPJS, dan tunjangan lainnya.

Jika tidak mematuhi aturan ini, perusahaan akan medapatkan masalah hukum yang serius dan mungkin merugikan di masa depan.

Aplikasi gaji yang secara umumnya dilengkapi dengan pembaruan regulasi otomatis, akan memudahkan perusahaan untuk selalu mengikuti hukum yang berlaku.

Segala bentuk Masalah dapat dihindari dengan menggunakan aplikasi gaji yang selalu terintegrasi dengan perubahan hukum.

4. Keamanan Data Karyawan

Data karyawan seperti  informasi data pribadi dan penghasilan, akan selalu menjadi aset yang sangat sensitif bagi perusahaan.

Kebocoran data dapat menyebabkan kerugian besar bagi itu dari sudut citra perusahaan dan keamanan karyawan.

Aplikasi gaji modern, memiliki teknologi enkripsi tingkat tinggi untuk memastikan data tetap aman dari ancaman keamanan siber.

Selain itu, aplikasi gaji memungkinkan perusahaan menyimpan data di server yang aman dan dapat diakses kapan saja karena sudah berbasis cloud.

Hal ini tentu akan memberikan perlindungan tambahan terhadap risiko kehilangan data akibat kerusakan perangkat atau bencana alam.

5. Kemudahan Integrasi dengan Sistem Lain

Aplikasi gaji yang baik, biasanya dapat dengan mudah diintegrasikan dengan berbagai sistem lain, seperti absensi online, manajemen kinerja, dan pengelolaan cuti.

Integrasi ini menciptakan ekosistem HRD yang efisien, karena memudahkan pengelolaan semua aspek terkait karyawan dalam satu platform.

Proses integrasi ini juga akan mengurangi masalah duplikasi data, dimana sering kali terjadi jika dilakukan secara manual.

Selain itu, semua keputusan HRD juga bisa dilakukan secara cepat dan sesuai dengan data real-time. Hingga akhirnya, karyawan akan merasa lebih puas dengan pekerjaan HRD.

6. Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Ketika karyawan menerima gaji tepat waktu dan tanpa kesalahan, mereka akan lebih merasa dihargai oleh perusahaan.

Kepuasan karyawan ini menjadi aspek yang sangat penting untuk menjaga produktivitas dan loyalitas mereka terhadap perusahaan.

Beberapa aplikasi gaji juga menyediakan portal karyawan yang memungkinkan mereka untuk mengakses slip gaji secara online.

Transparansi seperti ini meningkatkan kepercayaan dan meminimalkan potensi ketidakpuasan yang mungkin muncul.

7. Skalabilitas untuk Pertumbuhan Bisnis

Ketika bisnis tumbuh, jumlah karyawan dan kompleksitas penggajian juga akan meningkat seiring berjalannya waktu.

Aplikasi gaji dirancang untuk menyesuaikan kebutuhan perusahaan, baik itu skala kecil maupun besar. Hal ini membuat aplikasi gaji menjadi investasi jangka panjang yang sangat bernilai.

Menurut sebuah studi dari Gartner tahun 2021, perusahaan yang menggunakan aplikasi gaji mampu mengurangi biaya operasional HR hingga 30% dalam waktu tiga tahun.

Studi ini juga mengungkap bahwa otomatisasi pada proses penggajian, berkontribusi signifikan terhadap efisiensi biaya di berbagai sektor industri.